About TEKsystems and TEKsystems Global Services 

We’re a leading provider of business and technology services. We accelerate business transformation for our customers. Our expertise in strategy, design, execution and operations unlocks business value through a range of solutions. We’re a team of 80,000 strong, working with over 6,000 customers, including 80% of the Fortune 500 across North America, Europe and Asia, who partner with us for our scale, full-stack capabilities and speed. We’re strategic thinkers, hands-on collaborators, helping customers capitalize on change and master the momentum of technology. We’re building tomorrow by delivering business outcomes and making positive impacts in our global communities. TEKsystems and TEKsystems Global Services are Allegis Group companies. Learn more at TEKsystems.com. 

Job Summary:

The Operations Support Associate is responsible for ensuring our customers – including but not limited to contract/internal employees, clients, delivery teams – receive superior post-offer screening support as well as on-boarding and off-boarding support. In addition to, processing and management of the Time Capture and Expense activities with an overall focus on data collection, data integrity and customer service while representing professionalism within all relationships.   Must be fluent in French. 

À propos de TEKsystems et de TEKsystems Global Services

Nous sommes TEKsystems. Nous accélérons la transformation des entreprises pour nos clients. Nous apportons notre expertise du monde réel pour résoudre des défis complexes en matière de technologie, d'affaires et de talents, et ce dans le monde entier. Nous sommes une équipe de 80 000 personnes, travaillant avec plus de 6 000 clients, dont 80 % du Fortune 500 en Amérique du Nord, en Europe et en Asie, qui s'associent à nous pour notre envergure, nos capacités complètes et notre rapidité. Nous sommes des penseurs stratégiques, des collaborateurs de terrain, qui aident les clients à capitaliser sur le changement. Nous construisons l'avenir en obtenant des résultats commerciaux et en ayant un impact positif sur nos communautés mondiales. TEKsystems est une société d'Allegis Group.

Résumé du poste :

L'associé de soutien aux opérations est chargé de veiller à ce que nos clients - y compris, mais sans s'y limiter, les employés contractuels/internes, les clients, les équipes de livraison - reçoivent un soutien supérieur en matière de sélection après l'offre, ainsi qu'un soutien en matière d'intégration et de désintoxication. En outre, le traitement et la gestion des activités de saisie du temps et des dépenses en mettant l'accent sur la collecte des données, l'intégrité des données et le service à la clientèle tout en faisant preuve de professionnalisme dans toutes les relations.  Doit parler couramment le français.

Key Responsibilities:

Candidate process and pre-start documents
• Provide world class customer service in every interaction to ensure a quality candidate experience
• Receive and review onboarding trigger (ESF, SIF, or other forms)
• Communicate all pre-employment screen requirements to the CSA, and coordinate contractor orientations, I9s, and other local onboarding requirements with the local field office
• Ensure all potential contract employees adhere to pre-employment screen guidelines and are removed from the process if they are not compliant
• Enter and manage background, drug testing and medical screening process for contractors
• Manage the HR folder process to ensure onboarding paperwork is completely in a timely manner
• Emphasize usage of Direct Deposit or electronic deposit and CashPay to all contractors and clients
• Provide pre-employment documents and screen requirements to the candidate for review and signature
• Perform collection of timecards and record of time data in the payroll system
• Monitor time (regular, overtime & other hours) and attendance against timesheet data and time entry system to ensure correct submissions for the payroll system
• Run reports to identify missing timecard information and/or variances; work with contractor to validate and correct timecards
• Confirm all compliance requirements are met to process payment; request missing requirements in order to process payment through payroll system
• Communicate with clients and contractors to obtain approved timecards and expense documents.
• Manage time adjustment process (in case of time errors), including completion of required documentation, updates in the system and communications with impacted stakeholders
• Manage and track personal time off (PTO), absence etc.; manage related documentation and system updates

Client requirements management
• Ensure client pre-employment requirements, forms, policies, and documents with regard to onboarding are kept current and validated with Compliance departments.

• Manage client requirements for the onboarding packet (e.g. authorization forms, drug tests, background checks etc.) and update the Candidate Tracker with contractor data until candidate is cleared to start
• Collect expense forms and record expense information into payroll system
• Track contractor expense reports and ensure accurate matching with claimable receipts
• Execute expense report adjustments in payroll system

Candidate data and lifecycle management
• Ensure that candidate information is set up in the system and appropriate provisioning is complete (security, email accounts, asset re-allocation for job/position changes)
• Ensure accurate and timely entry of candidate data, onboarding process updates, and all other required documentation within the onboarding and compliance process
• Document all candidate/contractor touchpoints and communicate updates in a timely manner

Compliance and issue resolution
• Support issue resolution with regards to the Onboarding process, including working closely with the field office to communicate required activities that need to happen in the field, and interacting with contractor for the required follow-ups with a goal of ensuring customer satisfaction and timeliness
• Support issue resolution with regards to the TCE process with a goal of ensuring customer satisfaction and timely resolution, including working closely with the field office to communicate required activities that need to happen in the field, and interacting with contractor for the required follow-ups
• Validate time & attendance against timesheet data and invoice where required
• Promptly escalate complex time and expense related inquires and issues to TCE Supervisor for resolution
• Validate payment against expense forms, receipt back up and client & regulatory requirements.
• Manage timecard and billing audit and collection (including contacting contractors and/or clients for missing timecards) in PeopleSoft and Time Central
• Start , Finish entry and Data entry
• Enter all starts (new hire and rehire) for assigned field offices within 24 hours of confirmed start date or finish.
• Audit New Starts report and partner with field office to confirm accuracy
• Process finishes according to state specific requirements to ensure compliance
• Assist with data entry of personal data updates, direct deposit, position changes including rates and end dates.

Candidate off-boarding
• Manage and communicate off-boarding requirements
• Manage candidate off boarding, including termination notification, completion of unemployment data, meetings and hearings

Processus du candidat et documents avant le début

• Offrir un service client de classe mondiale à chaque interaction afin de garantir une expérience de qualité au candidat
• Recevoir et examiner le déclencheur d'intégration (ESF, SIF ou autres formulaires)
• Communiquer toutes les exigences de contrôle préalable à l'emploi au CSA, et coordonner les orientations des contractuels, les formulaires I9 et autres exigences locales avec le bureau local
• Veiller à ce que tous les employés contractuels potentiels respectent les directives de contrôle préalable à l'emploi et soient retirés du processus s'ils ne sont pas conformes
• Saisir et gérer les processus de vérification des antécédents, de dépistage de drogues et d'examens médicaux pour les contractuels
• Gérer le processus de dossier RH pour garantir que les documents d'intégration soient complétés en temps voulu
• Mettre l'accent sur l'utilisation du dépôt direct ou du dépôt électronique et de CashPay auprès de tous les contractuels et clients
• Fournir les documents préalables à l'emploi et les exigences de contrôle au candidat pour examen et signature
• Collecter les feuilles de temps et enregistrer les données de temps dans le système de paie
• Surveiller le temps (régulier, heures supplémentaires et autres) et la présence par rapport aux données des feuilles de temps et au système de saisie du temps pour garantir des soumissions correctes dans le système de paie
• Générer des rapports pour identifier les informations manquantes ou les écarts dans les feuilles de temps ; travailler avec le contractuel pour valider et corriger les feuilles de temps
• Confirmer que toutes les exigences de conformité sont respectées pour traiter le paiement ; demander les éléments manquants afin de permettre le traitement via le système de paie
• Communiquer avec les clients et les contractuels pour obtenir les feuilles de temps et les documents de dépenses approuvés
• Gérer le processus de correction du temps (en cas d'erreurs), y compris la documentation requise, les mises à jour dans le système et les communications avec les parties concernées
• Gérer et suivre les congés personnels (PTO), absences, etc. ; gérer la documentation associée et les mises à jour du système

Gestion des exigences du client

• Veiller à ce que les exigences, formulaires, politiques et documents du client relatifs à l'intégration soient à jour et validés avec les départements de conformité
• Gérer les exigences du client pour le dossier d'intégration (ex. : formulaires d'autorisation, tests de dépistage de drogues, vérifications des antécédents, etc.) et mettre à jour le suivi des candidats avec les données du contractuel jusqu'à ce que le candidat soit autorisé à commencer
• Collecter les formulaires de dépenses et enregistrer les informations dans le système de paie
• Suivre les rapports de dépenses des contractuels et garantir une correspondance précise avec les reçus admissibles
• Exécuter les ajustements des rapports de dépenses dans le système de paie

Gestion des données et du cycle de vie du candidat

• Veiller à ce que les informations du candidat soient saisies dans le système et que les approvisionnements appropriés soient effectués (sécurité, comptes email, réaffectation des ressources en cas de changement de poste)
• Garantir une saisie précise et rapide des données du candidat, des mises à jour du processus d'intégration et de toute autre documentation requise dans le cadre du processus d'intégration et de conformité
• Documenter tous les points de contact avec le candidat/contractuel et communiquer les mises à jour en temps opportun

Conformité et résolution des problèmes

• Soutenir la résolution des problèmes liés au processus d'intégration, y compris en travaillant étroitement avec le bureau local pour communiquer les activités requises sur le terrain, et en interagissant avec le contractuel pour les suivis nécessaires, dans le but d'assurer la satisfaction du client et le respect des délais
• Soutenir la résolution des problèmes liés au processus TCE, avec pour objectif la satisfaction du client et une résolution rapide, en collaborant avec le bureau local et le contractuel pour les suivis requis
• Valider le temps et la présence par rapport aux données des feuilles de temps et aux factures, si nécessaire
• Escalader rapidement les demandes et problèmes complexes liés au temps et aux dépenses au superviseur TCE pour résolution
• Valider les paiements par rapport aux formulaires de dépenses, aux reçus et aux exigences du client et réglementaires
• Gérer l'audit et la collecte des feuilles de temps et de la facturation (y compris contacter les contractuels et/ou clients pour les feuilles de temps manquantes) dans PeopleSoft et Time Central
• Saisie des débuts, fins et données
• Saisir tous les débuts (nouvelles embauches et réembauches) pour les bureaux assignés dans les 24 heures suivant la date de début ou de fin confirmée
• Auditer le rapport des nouvelles embauches et collaborer avec le bureau local pour confirmer l'exactitude
• Traiter les fins selon les exigences spécifiques de l'État pour garantir la conformité
• Aider à la saisie des mises à jour des données personnelles, du dépôt direct, des changements de poste, y compris les taux et les dates de fin

Départ du candidat

• Gérer et communiquer les exigences liées au départ
• Gérer le départ du candidat, y compris la notification de fin de contrat, la complétion des données de chômage, les réunions et les audiences

Competencies:

•Ability to prioritize, organize, problem solve and meet deadlines and goals
• Ability to communicate effectively and provide follow up
• Capability of working in a team oriented environment that is fair, open and honest
• Thorough knowledge of business policies and human resource practices
• Excellent written/oral communication and interpersonal skills
• Strong decision making ability

• Integrity and ability to maintain confidentiality and personal credibility
• Ability to tackle complex issues and develop innovative, practical solutions
• Understanding of the Allegis organization; context, complexity, dynamics, key issues and drivers
• Understanding how information impacts the operating company and how data will be used to support operating company decisions
• Action and detail oriented; able to prioritize while handling multiple tasks

•

Qualifications: 

• 2 + years’ experience in a customer service related position
• Associates degree or two years of applicable experience in customer service
• BA/BS degree in Human Resources, Business, and Accounting preferred

Personal Attributes:

• Natural team player
• Confidential and diplomatic
• Self-starter/initiator
• Critical thinker
• Seeks growth and self-improvement
• Flexible
• Resilient/composed
• Self-aware
• Ability to prioritize, organize, problem solve and meet deadlines and goals
• Ability to communicate effectively and provide follow up
• Ability to build strong partnerships with all internal customers, both in their own office and from a distance
• Understanding how information impacts the operating company and how data will be used to support operating company decisions
• Action and detail oriented; able to prioritize while handling multiple tasks

Salary: $45,000 annual + $2,500 bilingual premium + $1K bonus eligibility per quarter

Benefits: https://www.teksystems.com/en-ca/careers/benefits Location:

This position is 100% on site, Monday-Friday in our downtown Montreal office.

Compétences :

-Capacité à établir des priorités, à organiser, à résoudre des problèmes et à respecter les délais et les objectifs.
- Capacité à communiquer efficacement et à assurer un suivi
- Capacité à travailler dans un environnement axé sur le travail d'équipe, équitable, ouvert et honnête.
- Connaissance approfondie des politiques de l'entreprise et des pratiques en matière de ressources humaines.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale et aux relations interpersonnelles
- Forte capacité de prise de décision

- Intégrité et capacité à préserver la confidentialité et la crédibilité personnelle
- Capacité à s'attaquer à des questions complexes et à élaborer des solutions innovantes et pratiques
- Compréhension de l'organisation d'Allegis ; contexte, complexité, dynamique, questions et facteurs clés
- Compréhension de l'impact de l'information sur la société opérationnelle et de la manière dont les données seront utilisées pour soutenir les décisions de la société opérationnelle
- Vous avez le sens de l'action et du détail ; vous êtes capable d'établir des priorités tout en gérant des tâches multiples.

Qualifications :

- 2 ans et plus d'expérience dans un poste lié au service à la clientèle

-Ce poste exige que le candidat soit parfaitement bilingue en français et en anglais.

- Diplôme universitaire ou deux ans d'expérience dans le domaine du service à la clientèle.

- Diplôme d'études supérieures en ressources humaines, commerce ou comptabilité, de préférence.

Qualités personnelles :

- Esprit d'équipe naturel
- Confidentiel et diplomatique
- Autonome/initiateur
- Esprit critique
- Cherche à se développer et à s'améliorer
- Flexible
- Résistant/composé
- Conscience de soi
- Capacité à établir des priorités, à organiser, à résoudre des problèmes et à respecter les délais et les objectifs.
- Capacité à communiquer efficacement et à assurer un suivi
- Capacité à établir des partenariats solides avec tous les clients internes, tant dans leur propre bureau qu'à distance.
- Compréhension de l'impact des informations sur la société d'exploitation et de la manière dont les données seront utilisées pour soutenir les décisions de la société d'exploitation
- Avoir le sens de l'action et du détail ; être capable d'établir des priorités tout en gérant des tâches multiples.

Salaire : 45 000 $ par an + prime bilingue de 2 500 $ + Prime admissible de 1 000 $ par trimestre
Avantages : https://www.teksystems.com/en-ca/careers/benefits
Lieu : Ce poste est entièrement en présentiel, du lundi au vendredi, dans notre bureau du centre-ville de Montréal